Hoe organiseer ik al mijn persoonlijke documenten op één plaats? Aan de slag met Doccle!

 

Alle organisaties worden meer en meer digitaal. Je kan bijna overal een online account aanmaken en een e-mailadres is intussen onmisbaar geworden. Ook facturen en andere belangrijke documenten worden meer en meer online gestuurd, tenzij je specifiek vraagt om nog steeds een papieren versie per post op te sturen.

Vroeger kon je je papieren eenvoudig organiseren in een classeur, maar dit is in een digitaliserende maatschappij niet meer zo eenvoudig. Sommige documenten komen per post, sommige online. Maar hoe hou je er de orde in? En vooral, hoe hou je het veilig?

Doccle, je administratie assistent, is hier onze reddende engel om te helpen met al je documenten en administratie digitaal te organiseren.

Wat is Doccle?

Doccle is een digitale kluis waar je belangrijke documenten kan ontvangen, beheren en bewaren. Doccle heeft een ruime waaier aan partners die hun documenten digitaal via Doccle versturen.

• Doccle verwittigt je telkens als er een nieuw document voor je is, waardoor je geen documenten meer over het hoofd ziet of verliest.
• Ook je facturen kan je zorgeloos betalen via Doccle, zonder gevaar voor phishing (factuurfraude).
• Belangrijke documenten kan je ook zelf toevoegen aan je Doccle-account.

Al je documenten worden zo op één plaats veilig samen bewaard zolang je zelf wil. Doccle is een erg gebruiksvriendelijk platform. Je hoeft dus geen computergenie te zijn om er vlot mee te kunnen werken. Het platform heeft ook een app. Zo kan je altijd en overal aan je documenten. Bovendien is én blijft je account gratis.

 

Stap: Een gratis account maken op Doccle

 

Om aan de slag te kunnen moet je een account maken op Doccle. Dit is hoe je dat doet:

1. Surf naar de website van Doccle.
2. Klik rechts bovenaan op ‘Maak je gratis account’.

   

3. Je komt op een nieuwe pagina terecht. Klik hier onderaan op ‘Maak een account’.

   

4. Doccle geeft je twee opties: aanmelden met Itsme of met je e-mailadres. Wij raden aan om je aan te melden met Itsme. Ben je niet zeker hoe dat moet? Lees dan onze tip hierover. Je kan ook je Itsme in een latere fase koppelen aan je Doccle Account. Hier lees je hoe dat moet. Hieronder kozen we voor de optie met je e-mailadres.

   

5. Doccle zal je eerst vragen om je e-mailadres in te geven. Je krijgt dan een verificatie e-mail om te controleren of je e-mail wel correct is ingegeven. Vul de code in uit de e-mail in en klik op doorgaan.

   

6. Vul vervolgens je naam, voornaam en geboortedatum. Wanneer je dit doet, kan je op ‘Registreren’ klikken.
7. Je hebt nu een eigen Doccle-account!

 

Stap 2: Bedrijven toevoegen aan Doccle

 

Om documenten in Doccle te ontvangen, moet je eerst de bedrijven toevoegen waarvan je documenten digitaal wil ontvangen.

Dit kan je doen op verschillende manieren.

1. Ga in het platform bovenaan naar ‘Verbindingen’.

   

2. Klik op ‘Vind je eerste bedrijf’. Doccle stelt je zelf relevante bedrijven voor onder de rubriek ‘Voorgestelde verbindingen’.
3. Klik op toevoegen om documenten van dit bedrijf digitaal te ontvangen.
4. Heb je geen voorgestelde verbindingen dan kan je zelf bedrijven kiezen uit de lijst van deelnemende bedrijven.
5. Kies voor het bedrijf dat je wil toevoegen
6. Klik op ‘verbinden’ onder het logo van het bedrijf dat je wil toevoegen. Afhankelijk van welk bedrijf je kiest, kan de aanmeldingsprocedure verschillen. Meestal is dit door het ingeven van persoonlijke codes. Dit zijn meestal klantnummers, dossiernummers, personeelsnummer, rijksregisternummer, enzovoort, die je vindt op je factuur of document.

   

7. Wanneer je door de aanmeldingsprocedure bent, krijg je van Doccle de melding dat het bedrijf toegevoegd is en dat je je documenten digitaal ontvangt. Het kan ook zijn dat je een e-mail van Doccle of van het bedrijf zelf ontvangt om dit bedrijf toe te voegen. Je klikt dan op de link in de e-mail en de verbinding wordt gemaakt zonder dat je codes nodig hebt.

   

8. Maar je kan je het nog makkelijker maken. Voortaan kan Doccle je ook bedrijven voorstellen die voor jou relevant zijn. Hiervoor klik je op ‘Voeg je rekeningnummer toe’ in het vakje ‘Meer verbindingen?’

   

9. Een venstertje van je bankapplicatie opent zich en er wordt een reservering van €0,02 gemaakt. Geen paniek, dit bedrag gaat niet van je rekening. Dit is nodig om het rekeningnummer te valideren. Volg de instructies van je bankapplicatie.

   

10. Doccle stelt je nu bedrijven voor die je eenvoudig met 1 klik kan toevoegen, dus zonder dat je codes nodig hebt. Deze bedrijven vind je ook onder ‘Voorgestelde verbindingen’ in het menu ‘Verbindingen’.
    Geen bedrijven gevonden? Dat kan. Ga af en toe eens kijken want er komen regelmatig nieuwe bedrijven bij die wel relevant voor jou kunnen zijn.
    Nu je bedrijven hebt toegevoegd, ontvang je een melding telkens er een document voor jou beschikbaar is. Dit kan een e-mail zijn of een notificatie in de mobiele app.

Heb je de app nog niet? Dan kan je die hier makkelijk downloaden: App Store of Play Store

 

Stap 3: Administratie organiseren met Doccle

 

Nu je verschillende bedrijven hebt verbonden aan je Doccle account, kan je je administratie beginnen organiseren.

Telkens wanneer je nieuwe documenten ontvangt, zal Doccle je hiervan op de hoogte brengen. Zo mis je nooit nog een belangrijk document. Nieuwe documenten vind je steeds onder de startpagina. Van hieruit kan je kiezen om documenten meteen te betalen, te ondertekenen, te delen of te archiveren of om ze later af te handelen.

Met Doccle kan je veilig facturen betalen.

Makkelijk, want alle gegevens zoals het rekeningnummer, het bedrag en de mededeling, zijn alvast voor jou ingevuld. Zo hoef je dit niet over te nemen en vermijd je fouten.
Veilig, want in je Doccle zitten enkel echte facturen. Je betaalt de facturen via je eigen vertrouwde bankapplicatie.

Maar hoe betaal je in Doccle?

1. Open je factuur in Doccle en klik op de knop ‘Betaal nu’ links van het document. In de Doccle-app vind je deze knop in het tabje ‘Info’. Swipe vanop je document naar rechts.
2. De betaalapplicatie opent zich en je kunt nu de factuur betalen via bancontact van je eigen vertrouwde bank. Scan de QR-code of vul de kaartgegevens in
3. Je factuur is betaald!
   Je betalingsdetails worden bewaard op het document.

Een factuur toch even uit het oog verloren? Geen nood, Doccle stuurt je nog een betalingsherinnering net voor de vervaldatum.

Zelf documenten toevoegen aan je Doccle account?

Kreeg je toch belangrijke administratie in je brievenbus of in je mailbox? Of kocht je iets waarvoor je het garantiebewijs wil bijhouden? Geen probleem, Doccle voorziet dat je ook documenten handmatig kan uploaden. Dit doe je zo:

1. Klik rechts bovenaan op het pijltje naast je e-mailadres.

   

2. Klik op ‘Upload documenten’.
3. Door op ‘Bladeren’ te klikken, kan je in je computer op zoek gaan naar het juiste document dat je ontving of inscande. Nadat je het juiste document aanklikte, kan je op ‘Openen’ klikken.

   

4. Geef het document de juiste benaming, datum en categorie. Je kan een nieuwe categorie aanmaken door een categorienaam in te geven en vervolgens op het plusteken te klikken. De categorieën maken het achteraf enorm handig om documenten terug te vinden.
5. Klik op ‘Uploaden’ en het document is toegevoegd aan je archief.

 

Mobiele App

Je kan ook via de mobiele app documenten toevoegen aan je Doccle account.

1. Druk hiervoor in het menu ‘Documenten’ op het plusteken, rechts onderaan
2. Kies ‘Scan een document’ of ‘Neem een foto’
3. Geef het bestand een naam en kies voor ‘Opslaan’

Heb je nog vragen of wil je nog meer weten wat je allemaal kan met Doccle, surf dan naar https://doccle.be