Hoe een document digitaal ondertekenen: Word en PDF

By 16 oktober, 2024oktober 18th, 2024Artikels, Bestanden, Computer
Hoe onderteken je digitaal een document? Word en PDF

Hoe zet je een elektronische handtekening op digitale documenten? Het voelt vaak als heel wat gedoe. Daar doet Beego voor eens en voor altijd iets aan! Of het nu gaat om een Word-document of een pdf-bestand, we leggen hier helder uit op welke verschillende manieren je een document elektronisch kan ondertekenen:

  • door het document af te drukken en weer in te scannen,
  • met een afbeelding of een tekening van je handtekening,
  • met je eID of Itsme.

Opgepast: Op zich zijn deze drie manieren allemaal rechtsgeldig en maakt het dus meestal niet uit hoe je je digitale document ondertekent. In sommige gevallen heb je echter een ‘gekwalificeerde elektronische handtekening’ nodig, met een eID of Itsme. Dit soort handtekening is juridisch volledig gelijkgesteld aan een geschreven handtekening. Voorbeelden hiervan zijn een authentieke akte van een notaris of rechter of een offerte in het kader van een overheidsopdracht. Die documenten onderteken je altijd met je eID of Itsme. Meer informatie over de rechtsgeldigheid van elektronische handtekeningen vind je hier

In de meeste gevallen volstaan gewone (niet-gekwalificeerde) handtekeningen dus ook. Wil je toch helemaal zeker zijn? Kies dan voor een gekwalificeerde elektronische handtekening met eID of Itsme.

Inhoud

Afdrukken, ondertekenen en weer inscannen

Het hoeft niet altijd ingewikkeld te zijn. Als je een scanner hebt, kan dit een eenvoudige oplossing zijn. Je drukt het document dat je wilt ondertekenen af, zet er een handtekening onder en scant het weer in.

Digitaal ondertekenen met een afbeelding of tekening

Als je deze optie kiest, voeg je een foto van je geschreven handtekening toe (Word en pdf) of teken je met je muis op het scherm je handtekening (alleen bij pdf). Hoe je zo’n handtekening zet, hangt af van het soort bestand. Wil je een Word-document ondertekenen? Dan kan je een handtekening toevoegen in Word zelf. Als het gaat om een pdf-bestand, dan doe je dat met een programma zoals Adobe Acrobat Reader.

Een document ondertekenen in Word

Opgelet: deze instructies werken enkel voor Windowscomputers. Gebruik je een Mac, dan kan je via ‘Invoegen’ > ‘Afbeeldingen’ een foto toevoegen van je handtekening op papier.

Voor Windows:

  1. Open het document dat je wilt ondertekenen.
  2. Klik in het document op de plaats waar je de handtekening wilt zetten.
  3. Ga bovenaan naar ‘Invoegen’.
    Invoegen
  4. In het lint zie je rechts ‘Handtekeningregel’ of het icoontje. Klik daarop.
    Handtekeningregel
  5. Vul de handtekeninginstellingen in: Je geeft je naam, eventueel je functie en/of je e-mailadres.
    Handtekeninginstellingen
  6. Klik op ‘OK’
  7. Je handtekeningveld is nu aangemaakt, maar je hebt je handtekening nog niet toegevoegd. Dat doe je door te dubbelklikken op de ‘X’ in het handtekeningveld.
    Naam en handtekening X Jan Peeters
  8. Je kan een handtekening toevoegen door je naam te typen of door een foto toe te voegen van je handtekening. Wij raden de tweede optie aan. Hiervoor klik je op ‘Afbeelding selecteren’ in het blauw. Je gaat nu naar je bestanden, waar je een afbeelding kunt kiezen.
    Afbeelding selecteren
  9. Druk nu op ‘Ondertekenen’.
  10. Je krijgt misschien nog een extra venster te zien dat het certificaat niet kan gecontroleerd worden. Dat is oké. Druk op ‘Ja.’
  11. Druk nogmaals op ‘OK’.

Je hebt nu je handtekening toegevoegd. Hierdoor kan je het document ook niet meer aanpassen. Mocht je dat wel nog willen doen, dan moet je je handtekening eerst verwijderen en ze later opnieuw toevoegen. Dit doe je door met je rechtermuisknop op de handtekening te klikken en dan ‘Handtekening verwijderen’ te kiezen.

Een pdf-bestand ondertekenen met Adobe Acrobat Reader

  1. Open het bestand dat je wilt ondertekenen in Adobe Acrobat Reader.
  2. Klik bovenaan in de balk op ‘Elektronisch ondertekenen’.
    Elektronisch handtekenen
  3. Links kies je nu voor ‘Handtekening toevoegen’.
    Handtekening toevoegen
  4. Er verschijnt een extra venster. Bovenaan kun je kiezen tussen drie opties om je handtekening toe te voegen: door te typen, te tekenen of een afbeelding te gebruiken. 
    • Typen: Typ je volledige naam in het venster. Bij ‘Stijl wijzigen’ kun je het lettertype aanpassen.
      Voorbeeld handtekening Jan Peeters - getypt
    • Tekenen: Klik in het venster en versleep de muis om zo je handtekening te tekenen. Als je een foutje hebt gemaakt, kan je op ‘wissen’ in blauw drukken om opnieuw te beginnen.
      Voorbeeld handtekening Jan Peeters - getekend
    • Afbeelding: Hier kun je een foto toevoegen die je van je handtekening op papier hebt gemaakt. Er opent een extra venster waar je het juiste bestand kan selecteren. Kies het juiste bestand en klik op ‘Afbeelding selecteren’.
      Voorbeeld handtekening - uit bestand
  5. Als je een handtekening hebt gemaakt, druk je op ‘Toepassen’.
  6. Je moet nu kiezen waar je de handtekening wilt plaatsen. Klik met je muis op de juiste plek in het document.
  7. Je hebt de handtekening gezet! Als je hem aanklikt, kan je hem ook weer verwijderen door op het prullenbak-icoon te klikken. Vergeet het document niet opnieuw op te slaan.

Wil je je handtekening nog aanpassen? Klik dan links op het kruisje naast de afbeelding van je handtekening. Dan verwijder je ze en kan je een nieuwe instellen.

Digitaal ondertekenen met eID of Itsme

Een laatste manier om je document elektronisch te ondertekenen is met je eID of Itsme. Zoals eerder gezegd is dit de enige gekwalificeerde elektronische handtekening, die volledig gelijkwaardig is aan een geschreven handtekening.

De manier waarop je tekent met je eID of Itsme hangt er wat van af. 

  • Heb je het document ontvangen in een online portaal? Dan kan het zijn dat je met je eID of Itsme in het portaal zelf je handtekening kan toevoegen. 
  • Heb je een pdf-document ontvangen? Gebruik dan het programma Adobe Acrobat Reader en je eID om je handtekening te zetten. Hieronder lees je hoe.

Documenten ondertekenen in een online portaal

Heb je het document via een bepaald portaal ontvangen, zoals Doccle.be of Adminbox.eu, dan is de kans groot dat je het document meteen daar kunt ondertekenen. Via Doccle kan je bijvoorbeeld een contract ondertekenen met Itsme. Ook met een kaartlezer en je eID is vaak een optie. 

Op elk platform zal dat een beetje anders gaan. Volg de instructies van het portaal om je handtekening elektronisch te zetten. Hier vind je een video en handleiding om documenten te ondertekenen op Doccle.

Een pdf-document ondertekenen met je eID in Acrobat Reader

Om een document elektronisch te ondertekenen met je eID heb je drie zaken nodig:

  • Een eID-kaartlezer. Dit is meestal een apparaat met een kabel die je aansluit op je computer. Sommige laptops hebben ook een ingebouwde kaartlezer.
  • Het programma Adobe Acrobat Reader. Hiermee kun je pdf-bestanden lezen en aanpassen. Als je dat nog niet op je computer hebt staan, kun je het hier downloaden.
  • Software om je eID uit te lezen op je computer. Die vind je op de website eid.belgium.be/nl. Download de software en klik op het bestand in je downloads. Nu zal de installatie starten. Volg de instructies. Het kan zijn dat je je computer na de installatie opnieuw moet opstarten, anders werken de volgende stappen mogelijk niet.

Gebruik je een Windows- of Mac-computer? Afhankelijk van het besturingssysteem zijn de stappen een beetje anders.

Een pdf ondertekenen met je eID op een Windowscomputer

  1. Sluit je kaartlezer aan op je computer en steek je eID erin.
  2. Open het bestand dat je wilt ondertekenen in Adobe Acrobat Reader.
  3. Klik bovenaan in de balk op ‘Alle tools’.
  4. Links kies je nu voor ‘Een certificaat gebruiken’. Zie je deze optie niet? Klik dan eerst op ‘Meer weergeven’ in het blauw.
    Alle tools > Een certificaat gebruiken
  5. Druk nu op ‘Digitaal ondertekenen’.
  6. Er verschijnt een extra venster. Klik op ‘OK’.
  7. Teken met je muis een vak op de plek waar je je handtekening wil zetten.
    Een vak tekenen voor je handtekening
  8. Er wordt een nieuw venster geopend. Er zijn mogelijk een aantal opties waaruit je kunt kiezen. Kies de optie met je naam, gevolgd door ‘(Signature)’, bijvoorbeeld: Jan Peeters (Signature) (Digitale Windows-id).
    Ondertekenen met een digitale id
  9. Druk op ‘Doorgaan’ en dan op ‘Ondertekenen’.

  10. Acrobat Reader vraagt om het bestand opnieuw op te slaan met je handtekening erbij. Geef het bestand een nieuwe naam, bv. ‘Contract_Gehandtekend Jan Peeters’ en druk op ‘Opslaan’.
  11. Geef nu je pincode van je eID in en druk op ‘OK’. Pas op: probeer niet te gokken, want je hebt maar drie pogingen voor je kaart wordt geblokkeerd.
  12. Je handtekening wordt nu in het document geplaatst!

Zegt het programma dat je handtekening ongeldig of problematisch is? Herstart je computer dan eens. Grote kans dat je handtekening daarna wel geldig is. Mocht dat niet het geval zijn, dan kan het zijn dat je Signature-certificaat niet meer geldig is. Om dat te checken, kun je de stappen volgen op de eID-website.

Een document ondertekenen met je eID op een Mac-computer

  1. Sluit uw kaartlezer aan op uw computer en steek uw eID erin.
  2. Om op een Mac-computer een document elektronisch te ondertekenen, moet je eerst je digitale handtekening instellen. Hiervoor open je Adobe Acrobat Reader en klik je bovenaan op ‘Acrobat’.
  3. Kies hier ‘Voorkeuren…’.
    Acrobat > Voorkeuren...
  4. Er wordt een nieuw venster geopend. Kies links ‘Handtekeningen’.
  5. Klik bij ‘Identiteiten & vertrouwde certificaten’ op ‘Meer…’.
    Handtekeningen > Identiteiten & vertrouwde certificaten > Meer...
  6. Links kies je onder digitale id’s voor ‘PKCS#11 Modules en tokens’.
    PKCS#11 Modules en tokens
  7. Druk dan op ‘Module koppelen’ bovenaan.
    Module koppelen
  8. Er verschijnt een extra venster. Vul hier in: /Library/Belgium Identity Card/Pkcs11/beid-pkcs11.bundle/Contents/MacOS/libbeidpkcs11.dylib
    Venster Bibliotheekpad
  9. Klik op ‘OK’.
  10. Nu zou er links ‘Belgium eID PKCS#11 interface v2’ moeten staan. Klik dit open. Hieronder staat ‘BELPIC’. Klik ook dit open.
    Belgium eID PKCS#11 interface v2 > BELPIC
  11. Nu zie je rechts twee handtekeningen staan: Authentication en Signature. Bijvoorbeeld: ‘Jan Peeters (Authentication)’ en ‘Jan Peeters (Signature)’. Selecteer de handtekening met Signature.
    [Volledige naam] (Signature)
  12. Klik bovenaan op het potlood-icoontje. Selecteer ‘Gebruiken voor ondertekenen’.
    Potlood > Gebruiken voor ondertekenen
  13. Druk op ‘Sluiten’

Je digitale handtekening is nu ingesteld. Nu kun je hem gebruiken om een document te ondertekenen:

  1. Sluit je kaartlezer aan op je computer en steek je eID erin. 
  2. Open het bestand dat je wilt ondertekenen in Adobe Acrobat Reader.
  3. Klik bovenaan in de balk op ‘Alle tools’.
  4. Links kies je nu voor ‘Een certificaat gebruiken’. Zie je deze optie niet? Klik dan eerst op ‘Meer weergeven’ in het blauw.
    Alle tools > Een certificaat gebruiken
  5. Druk nu op ‘Digitaal ondertekenen’.
  6. Er verschijnt een extra venster. Klik op ‘OK’.
  7. Teken met je muis een vak op de plek waar je je handtekening wil zetten.
    Een vak tekenen voor je handtekening
  8. Er wordt een nieuw venster geopend. Er zijn mogelijk een aantal opties waaruit je kunt kiezen. Kies de optie met je naam, gevolgd door ‘(Signature)(PKCS#11-apparaat)’, bijvoorbeeld: Jan Peeters (Signature)(PKCS#11-apparaat).
    [Je volledige naam] (Signature)(PKCS#11-apparaat)
  9. Druk op ‘Doorgaan’.
  10. Je ziet hier een voorbeeld van je handtekening. Het kan zijn dat je onderaan je pincode van je identiteitskaart moet invullen. Druk daarna op ‘Ondertekenen’.
    Voorbeeld handtekening > Pincode invullen > Ondertekenen
  11. Acrobat Reader vraagt om het bestand opnieuw op te slaan met je handtekening. Geef het bestand een nieuwe naam, bv. ‘Contract_Gehandtekend Jan Peeters’ en druk op ‘Opslaan’.
  12. Geef nu (opnieuw) je pincode van je eID in en druk op ‘OK’. Pas op: probeer niet te gokken, want je hebt maar drie pogingen voor je kaart wordt geblokkeerd.
  13. Je handtekening wordt nu in het document geplaatst!

Zegt het programma dat je handtekening ongeldig of problematisch is? Herstart je computer dan eens. Grote kans dat je handtekening daarna wel geldig is. Mocht dat niet het geval zijn, dan kan het zijn dat je Signature-certificaat niet meer geldig is. Om dat te checken, kun je de stappen volgen op de eID-website.

Ik vond deze tip bruikbaar?

Bij Beego staan er verschillende slimme studenten klaar om u uit de nood te helpen. Al onze studenten werden nauwkeurig geselecteerd zodat ze u kwalitatieve hulp bieden.

Bekijk onze video

BEEGO help me

Heb je hulp nodig?

Heb je hulp nodig naar aanleiding van dit artikel? Onze studenten komen je graag helpen, vanaf 22 euro komen ze al naar je thuis. Probeer het gerust een keer!

Onze video

Wil je op de hoogte blijven van Beego? Vous voulez rester informé sur Beego ? Want to keep up to date with Beego?

Inschrijven S'abonner Subscribe

Je kan op elk moment uitschrijven. We sturen zeker niet te veel e-mails 😉 Vous pouvez vous désinscrire à tout moment. Nous n'envoyons certainement pas trop d'e-mails 😉 You can unsubscribe at any time. We certainly don't send too many e-mails 😉

    Wil je op de hoogte blijven?

    • Ontvang handige digitale tips en advies
    • Krijg regelmatig een korting of andere acties toegestuurd
    • Kom meer te weten over BEEGO
    Je kan op elk moment uitschrijven. We sturen zeker niet te veel e-mails



     

    Oeps..., er is iets fout gegaan. Probeer opnieuw.
    Bedankt! We hebben je een email gestuurd waar je de inschrijving kan bevestigen!
    Kan ik u helpen?
    Beego klantenservice
    078 485 400
    (Lokaal tarief, zonder meerkost)
    Bereikbaar van maandag t.e.m. vrijdag
    (Niet op feestdagen)
    Stuur een bericht
    Contacteer ons
    terug

      Bedankt
      terug

      Het formulier is verstuurd, we nemen spoedig contact met u op!